OUTSOURCING IT DALAM MENUNJANG EFISIENSI PERUSAHAAN

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi di dunia semakin cepat, berbagai inovasi teknologi berupa hardware, sotware, dan jaringan terus ditingkatkan untuk mendukung teknologi informasi yang lebih baik. Dengan perkembangan teknologi informasi, manusia dapat meningkatkan kinerja dan memungkinkan berbagai kegiatan dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan akurat, sehingga akhirnya akan meningkatkan produktivitas. Perkembangan teknologi informasi memperlihatkan bermunculannya berbagai jenis kegiatan yang berbasis pada teknologi ini, seperti e- commerce, e-education, e-medicine, e-laboratory, dan lainnya.

Seiring perkembangan teknologi informasi, perkembangan persaingan usaha turut berkembang menjadi lebih ketat dan cepat berubah. Perusahaan yang dapat beroperasi secara efisien dan respon terhadap perubahan akan bertahan dalam persaingan. Untuk dapat bertahan, setiap perusahaan harus menyusun dan mengimplementasikan strategi agar perusahaan dapat berjalan dengan tingkat efisinsi yang tinggi. Upaya yang dapat dilakukan adalah dengan menghemat atau memangkas biaya yang membebani dan mencari solusi alternatif yang lebih murah dan minim resiko.

Dalam dunia bisnis, salah satu cara untuk meningkatkan kinerja usaha dengan biaya relatif rendah dan tanpa menerima resiko yang tinggi adalah dengan melakukan outsourcing. Outsourcing merupakan pemberian tugas/pekerjaan pendukung (bukan pekerjaan inti) kepada pihak ketiga diluar perusahaan untuk dapat mengerjakan  pekerjaan yang diinginkan dengan sistem kontrak tertentu. Outsourcing perusahaan dapat digunakan untuk segala bidang usaha mulai dari jasa distribusi, pemasaran, personalia, manufaktur sampai dengan teknologi informasi (IT).

Outsourcing dalam bidang IT merupakan, outsourcing yang banyak digunakan perusahaan-perusahaan baik berskala besar maupun menengah dengan jangkauan produk dan pemasaran yang luas. Sehingga aspek IT untuk mendukung operasional perusahaan menjadi sangat penting. Permasalahannya adalah perusahaan justru enggan untuk berurusan dengan permasalahan IT dan memilih untuk menyerahkannya kepada perusahaan yang lebih ahli.

1.2. Tujuan

Secara umum, tulisan ini bertujuan untuk membahas outsourcing IT dan aspek-aspek pendukungnya. Secara khusus tulisan ini bertujuan untuk:

  1. Mengetahui alasan perusahaan menggunakan jasa outsourcing IT
  2. Membahas keuntungan dan kelemahan perusahaan dalam menggunakan outsourcing IT


II. TINJAUAN PUSTAKA

Alih daya (outsourcing) IT dapat menjadi suatu strategi bagi perusahaan untuk meminimumkan biaya, perusahaan dapat memangkas pengeluaran untuk memfasilitasi sebuah departemen IT. Dalam pelaksanaannya, peraturan-peraturan outsourcing berlaku juga bagi jenis outsourcing IT. Beberapa peraturan yang mengatur tentang itu dapat dilihat pada  sub bab berikut ini.

1.1. Pengertian Alih daya (Outsourcing)

Menurut Pasal 64 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan, Outsourcing (Alih Daya) diartikan sebagai pemborongan pekerjaan dan penyediaan jasa tenaga kerja. Pengaturan hukum outsourcing (Alih Daya) di Indonesia diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 tahun 2003 (pasal 64, 65 dan 66) dan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Republik Indonesia No.Kep.101/Men/VI/2004 Tahun 2004 tentang Tata Cara Perijinan Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja/Buruh (Kepmen 101/2004).

Pada Pasal 66 UU Nomor 13 tahun 2003 menyebutkan bahwa pekerja/buruh dari perusahaan penyedia jasa tenaga kerja tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja untuk melaksanakan kegiatan pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses produksi, kecuali untuk kegiatan jasa penunjang yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi. Perusahaan penyedia jasa untuk tenaga kerja yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi juga harus memenuhi beberapa persyaratan, antara lain1:

  • Adanya hubungan kerja antara pekerja dengan perusahaan penyedia jasa tenaga kerja
  • Perjanjian kerja yang berlaku antara pekerja dan perusahaan penyedia jasa tenaga kerja adalah perjanjian kerja untuk waktu tertentu atau tidak tertentu yang dibuat secara tertulis dan ditandatangani kedua belah pihak;
  • Perlindungan upah, kesejahteraan, syarat-syarat kerja serta perselisihan yang timbul menjadi tanggung jawab perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh;
  • Perjanjian antara perusahaan pengguna jasa pekerja/buruh dan perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh dibuat secara tertulis.

Dengan kata lain outsourcing atau alih daya merupakan pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan bisa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non–core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit outsourcing.

2.1. Teknologi Informasi

Menurut Haag dan Keen (1996), Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Sedangkan Menurut Martin (1999), Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang akan digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim/menyebarkan informasi. Sementara Williams dan Sawyer (2003), mengungkapkan bahwa teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video (sumber:teknik-informatika.com).

Dari defenisi di atas, nampak bahwa teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer, tetapi juga termasuk teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain bahwa teknologi informasi merupakan hasil konvergensi antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Teknologi komputer merupakan teknologi yang berhubungan dengan perangkat komputer seperti printer, pembaca sidik jari, CD-ROM, Prosesor, disk, dan lain-lain. Komputer merupakan mesin serbaguna yang dapat digunakan untuk keperluan pengolahan data apa saja menjadi informasi yang berguna. Hal ini dimungkinkan karena komputer dapat dikendalikan oleh program yang terdiri atas sederetan instruksi. Komputer akan bertindak sesuai instruksi yang diterimanya dari program. Dengan kata lain komputer akan bertindak sesuai keinginan pembuat program. Teknologi komunikasi atau telekomunikasi merupakan teknologi komunikasi jarak jauh. Termasuk teknologi telekomunikasi yang kita gunakan sehari-hari adalah telepon, televisi, radio, handy-talky, handphone. Dikatakan sebelumnya bahwa teknologi informasi merupakan konvergensi antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi, saat ini teknologi telekomunikasi yang disebutkan di atas telah dapat digunakan untuk menghubungkan sejumlah komputer. Sehingga beberapa komputer dapat berkomunikasi satu sama lain dengan mudah. Inilah makna dari kata “konvergensi” di atas yang kemudian lazim disebut sebagai Teknologi Informasi. (sumber:teknik-informatika.com).

3. PEMBAHASAN

3.1. Alasan Perusahaan menggunakan outsourcing IT

Persaingan global yang semakin kompetitif diiringi tingginya kebutuhan teknologi informasi, mungkin menjadi penyebab utama banyak perusahaan – besar maupun kecil – mengevaluasi operasional bisnis mereka. Tujuannya adalah hal-hal yang berkaitan dengan penghematan waktu, biaya dan peningkatan produktivitas. Setiap usaha menginginkan pencapaian terbaik dari setiap aspek apapun kegiatan bisnis yang dilakukan. Permasalahan yang terjadi adalah seringkali kemampuan diri perusahaan tidak bisa mengakomodir pencapaian tersebut, sehingga perlu untuk melakukan outsourcing pada beberapa proses atau layanan yang berhubungan dengan teknologi informasi.

Kebutuhan perusahaan saat ini telah menempatkan outsourcing IT pada tingkatan yang sama dengan layanan outsourcing lainnya, seperti human resources (personalia), accounting, fasilitas/peralatan kantor, dan lain sebagainya. Gartner Group sebuah jasa konsultan IT telah melakukan studi rinci tentang tingkat adopsi outsourcing oleh industri. Angka tertinggi untuk TI dan proses bisnis outsourcing terlihat pada industri di bawah ini:

  • Jasa Keuangan
  • Manufaktur
  • Pemerintahan

Industri-industri ini mengutip alasan mereka melakukan outsourcing:

  • Jasa Keuangan – Standardisasi teknologi perusahaan
  • Manufaktur – Memungkinkan staf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis
  • Pemerintahan – Memungkinkan staf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis
  • Kesehatan – Pengurangan biaya
  • Retail – Efisiensi Operasional
  • Transportasi – Standarisasi teknologi perusahaan
  • Komunikasi – Memungkinkan staf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis
  • Energy – Pengurangan biaya

IT outsourcing memungkinkan bisnis Anda berfokus pada apa yang benar-benar penting, yaitu “Core” kompetensi Anda, sementara vendor atau penyedia layanan IT outsourcing berfokus pada keahlian terbaik mereka yaitu mengelola IT.

3.2. Keuntungan dan kelemahan menggunakan Outsourcing IT

Secara umum, kelebihan outsourcing adalah penghematan biaya. Namun outsourcing bukanlah sekedar pemangkasan biaya saja. Outsourcing sangat berkaitan pula dengan masalah peningkatan efisiensi, pengurangan biaya modal dan biaya operasional, serta tentunya untuk lebih meningkatkan fokus bisnis suatu perusahaan. Sebuah perusahaan dapat memperoleh banyak manfaat ketika masalah teknologi informasi (TI) mereka diserahkan kepada ahli-ahli TI eksternal yang telah teruji, handal dan profesional.

Menurut Apriani (2009), beberapa keuntungan dari penerapan Outsourcing IT dapat dilihat dari  Skalabilitas dan Kemampuan Beradaptasi, Penghematan Biaya dan IT Staffing.

  1. Skalabilitas & Kemampuan Beradaptasi. Membangun dan memelihara infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.
  2. Penghematan Biaya (Cost Saving). Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web. Ketercapaian ini akan sangat tergantung pada ketersediaan dukungan aplikasi web selama 24/7. Biaya yang ditimbulkan untuk mendukung upaya ini pun mungkin akan mengejutkan. Perusahaan perlu database administrator, ahli jaringan, pakar keamanan dan sekitar 24 jam dukungan teknis untuk membantu pengguna dan pelanggan. Penghematan biaya dengan outsourcing fungsi-fungsi IT ini, tentunya akan berdampak sangat signifikan.
  3. IT Staffing. Sebagian besar perusahaan saat ini menjadi sadar akan banyaknya faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perekrutan staf IT, antara lain:
  • Training, staf IT memerlukan update skill secara terus-menerus untuk tetap mampu memenuhi kebutuhan teknologi. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang dapat mengagregat biaya pelatihan terhadap beberapa pekerja IT.
  • Turn over dan dampak kehilangan personil kunci IT dapat mempengaruhi hilangnya pengetahuan dan prosedur-prosedur IT. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang memiliki kolam besar pekerja terampil dan dapat mengurangi hilangnya personil kunci.
  • Biaya karyawan, pajak dan biaya sumber daya manusia lain yang bekerja in-house dapat bertambah secara signifikan. Bandingkan dengan Managed IT Vendor yang dapat memberikan layanan ini dengan tarif tetap, terprediksi dan terukur.

Menurut Agustine et al (2008), perusahaan mengambil langkah outsourcing agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah outsourcing merupakan suatu penerapan kebijakan perusahaan. Juga dikatakan bahwa ketika perusahaan mengambil langkah melakukan IT outsourcing, perusahaan tersebut akan dihadapkan kepada beberapa manfaat dan resiko, dimana ada salah satu resiko tersebut jika tidak ditangani dengan baik akan menimbulkan masalah yang besar bagi perusahaan. Karena itulah dibutuhkan suatu vendor IT sebagai penyedia IT yang berguna untuk kepentingan IT outsourcing. Manfaat dari pemilihan IT outsourcing antara lain adalah :

  1. Teknologi yang maju. Chen dan Perry mengatakan bahwa IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personil. Suatu perusahaan memiliki kemajuan teknologi jika teknologi tersebut dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan misinya, dan teknologi tersebut tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut.
  2. Cash Flow. Jasa yang disediakan oleh vendor relatif lebih murah dibanding jika perusahaan mengusahakannya sendiri. Chen dan Perry mengatakan bahwa outsourcing dapat membantu pengelolaan arus kas sebab perusahaan tidak perlu melakukan penanaman modal awal besar sebab vendor memiliki kebijakan free-for service basis. Harland et al mengatakan bahwa perusahaan dapat di bebaskan dari pembelian aset IT melalui outsourcing. Diperjelas lagi oleh Tafti dengan mengatakan bahwa perusahaan tidak akan di bebani lg dengan biaya pembelian, pengembangan, pemeliharaandan pengelolaan aset-aset IT yang mahal.
  3. Pemusatan Aktivitas Inti. Menurut Elise, Winarto dan Arief dalam literaturnya mengatakan Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna.
  4. Kebutuhan akan personil IT. Chen dan Perry mengatakan bahwa penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut. Vendor memiliki resources yang lebih besar, maka alangkah baiknya jika perusahaan tersebut menggunakan IT outsourcing staff yang berasal dari vendor.
  5. Fleksibilitas penggunaan Teknologi. Outsourcing di pertimbankan sebagai langkah management resiko yang lebih baik, sebab dengan begitu, segala resiko yang di hadapi di limpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.

Dari kelebihan dan keuntungan yang disebutkan di atas, outsourcing IT juga memiliki resiko yang menjadi kelemahan opsi ini. Agustine et al (2008) memaparkan resiko yang akan dihadapi sebagai berikut (sumber: http://ferry1002.blog.binusian.org/):

  1. Legal. Salah satu komponen penting dalam outsourcing adalah kontrak sebagaimana seperti yang dikatakan oleh Tafti. Didalam kontrak dijelaskan mengenai layanan vendor kepada penyedia, diskusi financial, dan legal issue. Ini akan dijadikan blueprint sebagai bentuk persetujuan mereka. Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam melakukan pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for non-performance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor standart contract. Dan ini merupakan resiko yang perlu di perhatikan dengan sebaik-baiknya, jika tidak maka IT outsourcing akan menjadi masalah bagi perusahaan.
  2. Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan menjadi masalah bagi perusahaan tersebut.
  3. Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing (outsourcing scope), yang meliputi total outsourcing dan selective outsourcing.
  4. Maintaining the relationship.
  5. Loss of flexibility. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat megnurangi fleksibilitas. Seandainya ada kebutuhan bisnis yang berubah, perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga maka klien harus meeundingkan kembali kontraknya.
  6. Managerial Control Issue. Tafti mengatakan bahwa pengambilan keputusan hanyalah di kendalikan oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja, sedangkan para departement IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT perusahaan dikendalikan oleh atasan saja.
  7. Financial Ada biaya yang dikenal dengan hidden cost, yaitu biaya seperti biaya diluar jasa standar, biaya pencarian vendor(melibatkan aktivitas yang mahal seperti riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negri, dan pemilihan akhir suatu penjualan), biaya transisi(transisi meliputi penyusunan, penarikan kembali dan penampungan yang dilakukan oleh vendor), dan biaya post outsourcing.

4. KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam menghadapi pasar yang ketat, perusahaan akan meningkatkan efisiensinya. Outsourcing bidang IT adalah suatu pilihan bagi banyak perusahaan saat ini. Dengan outsourcing, perusahaan tidak perlu direpotkan lagi dengan permasalahan IT dan biaya yang timbul.  Perusahaan dan lembaga yang paling besar menggunakan jasa ini adalah: 1) jasa keuangan, 2) manufaktur, dan 3) Pemerintahan. Beberapa alasan yang menyertainya adalah: 1) Standardisasi teknologi perusahaan, 2) Memungkinkan staf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis, 3) Pengurangan biaya, dan 4) Efisiensi Operasional.

Dalam penerapan outsourcing IT terdapat kelebihan dan kelemahannya. Beberapa kelebihannya antara lain: 1) percepatan adaptasi dan transformasi bisnis, 2) penghematan biaya, 3) mengurangi masalah dalam perekrutan staf, 4) perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis utamanya, 5) tidak perlu membeli dan memelihara perangkat IT yang mahal, 6) menggunakan jasa sesuai kebutuhan, dan 7) update teknologi. Disamping kelebihan, terdapat kelemahannya yang meliputi beberapa aspek, yaitu:  1) Legal (berupa pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for non-performance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor standart contract), 2) kebocoran informasi perusahaan, 3) pemilihan level outsourcing, 4) maintaining the relationship, 5) loss of flexibility, 6) managerial control issue, dan 7) hidden cost dalam financial.

Dengan perkembangan IT outsourcing, pemerintah atau asosiasi yang berwenang dapat membuat peraturan yang lebih jelas mengenai jenis kerjasama ini agar tidak terjadi dampak negative kepada kedua belah pihak, baik pengguna maupun penyedia jasa. Perlu adanya sertifikasi untuk menjamin kualitas dan integritas penyedia jasa sehingga memudahkan pengguna jasa memilih penyedia jasa yang terbaik bagi perusahaannya. Perlu seringnya diadakan sosialisasi dalam bentuk seminar, talkshow, atau workshop tentang outsourcing IT ini agar pengguna dapat memahami bentuk kerjasama  lebih baik lagi dan sehingga mendukung terciptanya kerjasama yang berujung pada peningkatan lapangan pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA

Agustine, Emilia, Winarto dan Arief Widodo. 2008. Outsourcing, Insourcing, dan Selfsourcing.

Apriani, Ita. 2009. Efisiensi dan penghematan biaya melalui IT Outsourcing. www.maestroglobal.info/effisiensi-dan-penghematan-biaya-melalui-it-outsourcing

Artikel “Outsource dipandang dari sudut perusahaan pemberi kerja”, http://www.apindo.or.id,

Faiz, Pan Muhammad. 2009. Jurnal hukum: Outsourcing dan Pengelolaan Tenaga Kerja pada Perusahaan.

http://ferry1002.blog.binusian.org/

http://www.unameits.com/why_it/benefits_advantages_outsourcing_information_technology.jsp

R.Djokopranoto, Outsourcing (Alih Daya) dalam No.13/2003 tentang Ketenagakerjaan (Perspektif Pengusaha), Materi Seminar disampaikan pada Seminar Outsourcing: Process and Mangement, World Trade Center Jakarta,13-14 oktober 2005, hal.5.

Undang-Undang RI Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.